Lieferanten-Verhaltenskodex

Dieser Kodex legt Mindestanforderungen an alle Unternehmen fest, die Güter oder Dienstleistungen an HAILO liefern (im Folgenden "Lieferant"). Diese Mindestanforderungen stellen die Wertvorstellungen von HAILO dar und gelten für alle Lieferanten sowie deren Tochtergesellschaften und Niederlassungen weltweit.
 

1. Einhaltung der einschlägigen Gesetze

Der Lieferant muss jederzeit in voller Übereinstimmung mit allen einschlägigen Gesetzen, Regeln und Vorschriften (nachfolgend zusammengefasst die "Gesetze") handeln.
 

2. Arbeitsbedingungen

Der Lieferant muss die Menschenrechte seiner Mitarbeiter wahren und sie mit Würde und Respekt behandeln.

a. Der Lieferant darf ausschließlich Mitarbeiter beschäftigen, die das gesetzlich vorgeschriebene Mindestalter erreicht haben, jedoch in keinem Fall Personen unter 16 Jahren, selbst wenn die vor Ort geltenden Gesetze dies erlauben. Ungeachtet dessen dürfen Lieferanten es Personen im Alter ab 15 Jahren gestatten, im Rahmen einer Lehrlingsausbildung zu arbeiten. Eine solche Lehrlingsausbildung muss gemäß den Gesetzen des jeweiligen Landes zulässig sein und eine Ausbildung in einem oder mehreren konkret benannten industriellen Ausbildungsberufen im Rahmen der Einschreibung bei einer Bildungseinrichtung bieten.

b. Der Lieferant beteiligt sich weder an Zwangsarbeit noch an Sklavenarbeit, Leibeigenschaft oder Menschenhandel und nutzt diese nicht.

c. An den Standorten des Lieferanten müssen die Arbeitszeiten, Löhne und Bezahlung der Überstunden in Übereinstimmung mit allen einschlägigen Gesetzen geregelt sein. Den Mitarbeitern muss mindestens der gesetzliche Mindestlohn oder ein lokaler branchenüblicher Lohn gezahlt werden.

d. Der Lieferant beschäftigt Mitarbeiter allein auf Grundlage ihrer fachlichen Fähigkeiten. Er führt keine körperlichen Züchtigungen durch und gestattet sie nicht. Er droht keine Gewalt an und setzt sie nicht tatsächlich ein. Der Lieferant beteiligt sich nicht an Diskriminierung oder Belästigung, sei es aufgrund von Geschlecht, Rasse, Hautfarbe, Religion, ethnischer Zugehörigkeit, sozialer Herkunft, Alter, sexueller Orientierung, nationaler Herkunft, Behinderung, politischer Überzeugung oder sonstigen gesetzlich geschützten Merkmalen.

e. Der Lieferant muss das Recht der Mitarbeiter respektieren, jeder gesetzlich erlaubten Organisation, einschließlich Gewerkschaften und Betriebsräten, beizutreten bzw. von einer Mitgliedschaft abzusehen.
 

3. Gesundheit und Sicherheit

HAILO ist es wichtig, für die Wahrung der Gesundheit und Sicherheit von Mitarbeitern, leitenden Angestellten, Direktoren, Beauftragten und Auftragnehmern ("Personal") eine weltweit führende Rolle zu übernehmen.

a. Der Lieferant hält die Sicherheitsrichtlinien und alle standortspezifischen Sicherheitsanforderungen oder -protokolle ein, während er vor Ort an einem HAILO-Standort oder im Namen von HAILO am Standort eines Kunden von HAILO tätig ist.

b. Der Lieferant:
i. Trägt die Verantwortung für die Gesundheit und Sicherheit seines Personals
ii. Gewährleistet eine sichere Arbeitsumgebung und minimiert die physikalischen und chemischen Gefahren durch ordnungsgemäße Konstruktion, technische und administrative Kontrollen, vorbeugende Wartung und sichere Arbeitsverfahren sowie fortlaufende Sicherheitsschulungen.
iii. Stellt den Arbeitern geeignete persönliche Schutzausrüstungen für solche Tätigkeiten zur Verfügung, bei denen den damit verbundenen Gefahren nicht mit anderen Mitteln angemessen begegnet werden kann.
iv. Stellt bereit und pflegt physische Schutzvorrichtungen, Verriegelungen und Absperrungen, wo Maschinen eine potenzielle Verletzungsgefahr für Arbeiter darstellen.
 

4. Umwelt

Bei HAILO ist Umweltschutz ein wesentlicher Bestandteil unserer Geschäftspraxis.

a. Der Lieferant muss alle erforderlichen umweltrelevanten Genehmigungen und Bewilligungen einholen und die darin festgelegten betrieblichen Anforderungen und Meldepflichten einhalten.

b. Der Lieferant hält die Spezifikationen für regulierte Stoffe und Produktinhalte und alle einschlägigen Gesetze zum Verbot oder zur Beschränkung der Verwendung, Inhalte und Handhabung bestimmter Substanzen ein, darunter unter anderem RoHS und REACH, sowie ähnliche Gesetze. Der Lieferant stellt HAILO alle Informationen in Bezug auf die vorgenannten Stoffe und Produktinhalte, wie unter anderem ggf. Materialdeklarationen, zur Verfügung.

c. Der Lieferant minimiert die Verschmutzung der Umwelt und bewirkt kontinuierliche Verbesserungen, um Abfälle, Abwässer und Luftemissionen durch die Umsetzung angemessener Schutzmaßnahmen bei seinen Produktions-, Wartungs- und Werksprozessen zu verringern oder zu beseitigen.

d. Der Lieferant muss Abfälle, Abwässer und/oder Luftemissionen, die bei seiner Geschäftstätigkeit entstehen, auch wenn sie keine Gefahrstoffe darstellen, in Übereinstimmung mit den anzuwendenden Gesetzen behandeln, kontrollieren, aufbereiten und/oder entsorgen.
 

5. Ethik und Compliance

Der Lieferant verpflichtet sich im Umgang mit seinem Personal, Lieferanten, Kunden und anderen relevanten Stakeholdern zur Einhaltung höchster Standards für ethisches Verhalten.

a. Der Lieferant muss Informationen zu seiner Geschäftstätigkeit, Struktur, Finanzlage und Leistung entsprechend den anzuwendenden Gesetzen sowie den in der Branche üblichen Geschäftsverfahren korrekt und vollständig melden und offenlegen.

b. Der Lieferant untersagt jegliche Form von Betrug, Erpressung, Diebstahl oder Unterschlagung durch sein Personal.

c. Der Lieferant muss alle geistigen Eigentumsrechte wahren und Informationen von HAILO schützen. Die Weitergabe von Technologien und Know-how muss unter Wahrung aller Rechte des geistigen Eigentums erfolgen.

d. Der Lieferant muss Prozesse und Verfahren einsetzen und gebührende Sorgfalt anwenden, um Produktfälschungen zu ermitteln und auszuschließen.

e. Der Lieferant muss sicherstellen, dass die an HAILO verkauften Produkte keine sog. "Conflict Minerals" (Mineralien, die mit Zinn, Tantal, Wolfram und Gold verschmolzen werden) enthalten, die von Stellen bezogen werden, welche direkt oder indirekt den Konflikt in der Demokratischen Republik Kongo oder benachbarten Ländern finanzieren.

f. Der Lieferant muss Prozesse umsetzen, mit denen die Anonymität und der Schutz von Mitarbeitern gewährleistet wird, die in gutem Glauben Bedenken melden, Bericht erstatten oder bei einer Untersuchung in Verbindung mit potentiellem ethischem Fehlverhalten oder möglichen strafrechtlichen Verstößen behilflich sind.
 

6. Korruptionsbekämpfung

HAILO hat sich auf die Einhaltung aller Antikorruptionsgesetze verpflichtet. Diese verbieten Bestechungsgelder, Schmiergelder oder andere korrupte Maßnahmen, die darauf abzielen, Kunden zu gewinnen oder zu binden oder einen unrechtmäßigen Vorteil zu erlangen.

a. Weder Bestechung noch intransparente Provisionen. Der Lieferant darf Bestechungsgelder, intransparente Provisionen oder sonstige unredliche Zahlungen von Personen und Organisationen weder direkt noch indirekt entgegennehmen oder diesen anbieten. Dies betrifft unter anderem auch Regierungsbehörden, einzelne Regierungsvertreter, Privatunternehmen oder das Personal dieser Privatunternehmen.

b. Geschenke, Unterhaltung und Bewirtung. Bei Geschäften mit oder im Namen von HAILO ist es den Lieferanten zu legitimen Geschäftszwecken gestattet,
(i) Unterlieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern Geschenke, Unterhaltung oder Bewirtung anzubieten,
(ii) Geschenke, Unterhaltung oder Bewirtung von Unterlieferanten, Kunden oder sonstigen Geschäftspartnern anzunehmen; Voraussetzung dafür ist, dass die Geschenke, Unterhaltung oder Bewirtung in jedem Fall

• unaufgefordert erfolgen,
• nicht illegal sind oder eine Verletzung dieses Kodex darstellen,
• keine Bestechung, keine intransparente Provision oder keine sonstige unrechtmäßige Zahlung darstellen,
• nicht im Austausch für irgendeine Art von Gegenleistung angeboten werden,
• den Ruf von HAILO im Falle einer Veröffentlichung in keiner Weise beschädigen würden, und
• nicht den Anschein erwecken (oder eine tatsächliche oder implizierte Verpflichtung mit sich bringen), dass der Gebende ein Anrecht auf eine Vorzugsbehandlung, den Zuschlag bei einem Auftrag, bessere Preise oder günstigere Verkaufsbedingungen hat.

7. Überwachung der Compliance

Der Lieferant gestattet HAILO und/oder dessen Vertretern oder Bevollmächtigten den Zugang zu ihren Standorten und allen relevanten Unterlagen in Verbindung mit den an HAILO bereitgestellten Produkten und Dienstleistungen. Der Lieferant und HAILO vereinbaren Datum und Uhrzeit für diesen Zugang in gegenseitigem Einvernehmen. Allerdings benötigt HAILO aufgrund von Risiken für seine Geschäftstätigkeit möglicherweise auch sofortigen Zugang zu den Produkten, Dienstleistungen und damit verbundenen Unterlagen, und die Lieferanten müssen damit verbundenen Anfragen stattgeben. Der Lieferant sichert HAILO weiterhin ihre Zusammenarbeit bei der Untersuchung von Anschuldigungen bezüglich Fehlverhalten, Verfehlungen oder Korruption zu.
 

8. Anwendung

Der Lieferant wird seine Lieferanten und/oder Subunternehmer vertraglich verpflichten, Verhaltensstandards einzuhalten, die den Bestimmungen dieses Kodex entsprechen. HAILO behält sich das Recht vor, die Lieferanten des Lieferanten und/oder seine Subunternehmer auf Einhaltung dieses Kodex zu überprüfen, und der Lieferant ermöglicht die Überprüfung durch HAILO, wie es erforderlich ist. Der Lieferant sorgt auch dafür, dass sein Personal die Bestimmungen dieses Kodex einhält, wenn Waren oder Dienstleistungen an HAILO geliefert werden.
 

9. Verstoß

Der Lieferant muss HAILO unverzüglich alle ihm bekannten Verstöße gegen diesen Kodex melden und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen, um den Verstoß innerhalb eines festgelegten Zeitraums (der HAILO schriftlich mitgeteilt wird) zu beheben. HAILO behält sich das Recht vor, die Geschäftsbeziehung zu beenden und hierzu unter anderem die Erteilung künftiger Aufträge auszusetzen und möglicherweise die laufende Produktion zu beenden. HAILO behält sich das Recht vor, den Lieferanten für alle angemessenen Kosten der Untersuchung eines Verstoßes haftbar zu machen.
 

Stand: Juni 2024