Dokumente entsorgen

Aktenvernichtung beschränkt sich nicht auf das Vernichten oder Entsorgen von Papier. Auch Akten, Ordner und elektronische Datenträger müssen irgendwann entsorgt werden.

Doch, wann eigentlich? Die Frage der Aufbewahrungsfrist ist nicht immer so einfach zu beantworten, denn es kommt auf die Art der Information und etwaige Rechtsansprüche an. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Fälle von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und welche Aufbewahrungsfristen auf Sie zukommen.

Wenn es dann nach Ablauf der Frist so weit ist und Lieferscheine, Rechnungen, oder sonstige Organisationsunterlagen vernichtet werden sollen, ist es aber mit einfachem Wegwerfen nicht getan. Auch hier müssen Sie auf Standards für die Methode der Aktenvernichtung sowie die Sicherheitsstufe achten. Generell gilt: Sensible Dokumente wie vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten müssen nach unterschiedlichen Sicherheitsstandards vernichtet werden. Es kommt also auf den Inhalt der Dokumente und Akten an!

Grundsätzlich gilt nach Artikel 17 Abs. 1 der EU-Verordnung 2016/679 und dem Bundesdatenschutzgesetz, dass vertrauliche und sensible Daten wie die Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse) gelöscht werden müssen, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erfüllt werden kann oder erledigt ist. Beim Beispiel von Bewerbungsunterlagen ist dies nach Besetzung der Stelle durch einen anderen Bewerber der Fall – spätestens aber nach 6 Monaten, wenn die Frist für eine Klage gegen die Absage abgelaufen ist. Damit ist auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers am Aufbewahren dieser sensiblen Informationen nicht mehr gegeben und er muss die Akten vernichten.

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder eine entgegenstehende Vereinbarung heben diese Löschpflicht allerdings auf. Insbesondere für alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen gelten in einem Unternehmen Aufbewahrungspflichten. Dazu gehören beispielsweise auch das Handelsbuch oder der Jahresabschluss. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den steuerrechtlichen Vorschriften und der Abgabenordnung für die Art der Information.

Grundsätzlich sollten Sie alle Unterlagen aufbewahren, die einen Beitrag zur Gewinnrechnung leisten. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt hier 10 Jahre ab Ende des Jahres der letzten Eintragung. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Aufbewahrung oder Archivierung beispielsweise bei einer Außenprüfung, anhängigen Steuerstraf- oder sonstigen Verfahren, bußgeldrechtlichen Ermittlungen, einer vorläufigen Steuerfestsetzung oder einem zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren empfohlen.

Diese Aufbewahrungsfrist betrifft vor allem folgende Unterlagen:

• Jahresabschlüsse
• Rechnungen und Gutschriften
• Kontenpläne und Kontoauszüge
• Kreditunterlagen
• Steuerbescheide
• gesendete und empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Lieferscheine

Jahresabschlüsse und Dokumente auf Papier mit öffentlich-rechtlichem Dienststempel müssen Sie als Originale aufbewahren. Sonstige Unterlagen können auch als elektronische Dokumente auf digitalen Datenträgern wie z.B. einer externen Festplatte oder USB-Sticks gespeichert werden (z.B. elektronische Rechnungen bei der EDV-Buchführung oder der Offene-Posten-Buchhaltung in kleinen Firmen). Hierbei sollte für wichtige Dokumente die bildliche Wiedergabe, also die direkte Übertragung vom Papier auf ein digitales Speichermedium, gewählt werden. Demgegenüber genügt es bei der inhaltlichen Wiedergabe, wenn die digitalen Akten den Inhalt des Papiers enthalten.

Das Unternehmen muss zudem alle Aktenordner und Datenträger in angemessener Zeit vorlegen können. Das bedeutet, dass Sie Ordner und Festplatten auch physisch in Deutschland aufbewahren müssen. Außerdem muss jederzeit der EDV-Zugriff gewährleistet sein.

Auch wenn Sie privat vertrauliche Dokumente vernichten wollen, sollten Sie die Sicherheit nicht außer Acht lassen. In jedem Fall lohnt sich die Anschaffung eines Behälters für die Aufbewahrung von vertraulichen Schriftsachen und eines Schredders. HAILO bietet hierfür Mülltrennsysteme wie den HAILO Öko trio Plus L an. Damit können Sie gleichzeitig Ihr Recycling verbessern!

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten, um zu schreddern: Sie können die Unterlagen zu Streifen oder Partikeln schreddern lassen. Der Unterschied liegt hier bei den Schneidewerken. Während ersteres durch Wellen das Papier in Streifen presst, zerteilt die zweite Variante das Papier so gegensätzlich, dass lediglich kleine Fetzen übrig bleiben und die Vertraulichkeit der Unterlagen gewahrt wird.

Nicht jede Entsorgung ist in Ihrem eigenen Büro mit einem handelsüblichen Aktenvernichter möglich. Unter Umständen müssen Sie einen professionellen Aktenvernichter mieten oder einen professionellen Dienstleister beauftragen, der das entsprechende Know-how und zertifizierte Technik zur Vernichtung hat. So können Sie für die sichere Aktenvernichtung ein individuelles Angebot einholen.