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Person beim Akten vernichten

Dokumente entsorgen

Eine gute Buchführung und Aufbewahrung von wichtigen Dokumenten ist nicht nur für die Steuererklärung wichtig. Und doch: Viele Unterlagen nehmen irgendwann nur noch Platz weg und haben keinen Mehrwert mehr. Dokumente entsorgen gehört daher ebenso zur professionellen Archivierung wie das Aufbewahren. Ein Aktenvernichter ist aus dem Büro heutzutage daher kaum mehr wegzudenken.

Vorab klären: Aufbewahrungsfrist und Methode der Aktenvernichtung

Aktenvernichtung beschränkt sich nicht auf das Vernichten oder Entsorgen von Papier. Auch Akten, Ordner und elektronische Datenträger müssen irgendwann entsorgt werden.

Ordner und ein Laptop liegen auf einem Schreibtisch im Büro

Doch, wann eigentlich? Die Frage der Aufbewahrungsfrist ist nicht immer so einfach zu beantworten, denn es kommt auf die Art der Information und etwaige Rechtsansprüche an. Wir zeigen Ihnen in diesem Beitrag die wichtigsten Fälle von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und welche Aufbewahrungsfristen auf Sie zukommen.

Wenn es dann nach Ablauf der Frist so weit ist und Lieferscheine, Rechnungen, oder sonstige Organisationsunterlagen vernichtet werden sollen, ist es aber mit einfachem Wegwerfen nicht getan. Auch hier müssen Sie auf Standards für die Methode der Aktenvernichtung sowie die Sicherheitsstufe achten. Generell gilt: Sensible Dokumente wie vertrauliche Informationen und personenbezogene Daten müssen nach unterschiedlichen Sicherheitsstandards vernichtet werden. Es kommt also auf den Inhalt der Dokumente und Akten an!

Ein Dokument mit dem Wasserzeichen “vertraulich”

Aufbewahrungsfrist und Aufbewahrungspflicht

Sich in der Welt der Aufbewahrungsfristen zurechtzufinden, ist eine Herausforderung. Es gibt allerdings einige Grundregeln, mit denen Sie die meisten Fälle der Aufbewahrung abdecken. In jedem Fall sollten Sie mit der Aktenvernichtung warten, bis Sie sicher sind, dass Ihre Dokumente keiner Aufbewahrungspflicht unterliegen und dass sie nicht für eine etwaige Außenprüfung relevant sind.

Dieser Beitrag kann unmöglich alle Vorschriften für die Aufbewahrung erfassen. Weitere Informationen zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erhalten Sie beispielsweise bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt. Das Finanzamt definiert die Dokumente mit Aufbewahrungsfristen detailliert in den sogenannten BMF-Schreiben, zum Beispiel dem aus dem Jahr 1995 zu DV-Buchführungssystemen.

Aufbewahrungsfrist bei personenbezogenen Daten

Grundsätzlich gilt nach Artikel 17 Abs. 1 der EU-Verordnung 2016/679 und dem Bundesdatenschutzgesetz, dass vertrauliche und sensible Daten wie die Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adresse) gelöscht werden müssen, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, nicht mehr erfüllt werden kann oder erledigt ist. Beim Beispiel von Bewerbungsunterlagen ist dies nach Besetzung der Stelle durch einen anderen Bewerber der Fall – spätestens aber nach 6 Monaten, wenn die Frist für eine Klage gegen die Absage abgelaufen ist. Damit ist auch ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers am Aufbewahren dieser sensiblen Informationen nicht mehr gegeben und er muss die Akten vernichten.

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder eine entgegenstehende Vereinbarung heben diese Löschpflicht allerdings auf. Insbesondere für alle steuerrechtlich relevanten Unterlagen gelten in einem Unternehmen Aufbewahrungspflichten. Dazu gehören beispielsweise auch das Handelsbuch oder der Jahresabschluss. Die Dauer der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach den steuerrechtlichen Vorschriften und der Abgabenordnung für die Art der Information.

Person beim Erstellen des Jahresabschlusses

Aufbewahrungspflicht bei Personalakten

Obwohl es sich um vertrauliche Unterlagen über eine Privatperson handelt, müssen Akten über die Personalien von Mitarbeitenden mindestens für 3 Jahre ab Jahresende der Kündigung aufbewahrt werden. Diese Aufbewahrungsfrist orientiert sich an der Frist für zivilrechtliche Ansprüche wie dem auf ein Arbeitszeugnis oder Schadensersatz.

Aufbewahrungspflicht bei geschäftlichen Unterlagen

Grundsätzlich sollten Sie alle Unterlagen aufbewahren, die einen Beitrag zur Gewinnrechnung leisten. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht beträgt hier 10 Jahre ab Ende des Jahres der letzten Eintragung. Nach Ablauf dieser Frist ist eine Aufbewahrung oder Archivierung beispielsweise bei einer Außenprüfung, anhängigen Steuerstraf- oder sonstigen Verfahren, bußgeldrechtlichen Ermittlungen, einer vorläufigen Steuerfestsetzung oder einem zu erwartenden Rechtsbehelfsverfahren empfohlen.

Diese Aufbewahrungsfrist betrifft vor allem folgende Unterlagen:

  • Jahresabschlüsse
  • Rechnungen und Gutschriften
  • Kontenpläne und Kontoauszüge
  • Kreditunterlagen
  • Steuerbescheide
  • gesendete und empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
  • Lieferscheine
Dokumente mit Aufbewahrungspflicht

Nicht dazu gehören vertrauliche Unterlagen der Geschäftspraxis wie Arbeitsanweisungen, Daten von Kunden oder Preislisten. Diese können Sie unter Beachtung weiterer Aufbewahrungspflichten nach Ihrer eigenen Geschäftspraxis vernichten.

Lohndokumente hingegen sollten Sie gemäß Lohnsteuergesetz (EStG § 41 Abs. 1) frühestens nach 6 Jahren, Lohnnachweise (Arbeitsstunden etc.) gemäß Sozialgesetzbuch (SGB VII § 165 Abs. 4) nach 5 Jahren vernichten.

Was ist bei der Aufbewahrung zu beachten?

Jahresabschlüsse und Dokumente auf Papier mit öffentlich-rechtlichem Dienststempel müssen Sie als Originale aufbewahren. Sonstige Unterlagen können auch als elektronische Dokumente auf digitalen Datenträgern wie z.B. einer externen Festplatte oder USB-Sticks gespeichert werden (z.B. elektronische Rechnungen bei der EDV-Buchführung oder der Offene-Posten-Buchhaltung in kleinen Firmen). Hierbei sollte für wichtige Dokumente die bildliche Wiedergabe, also die direkte Übertragung vom Papier auf ein digitales Speichermedium, gewählt werden. Demgegenüber genügt es bei der inhaltlichen Wiedergabe, wenn die digitalen Akten den Inhalt des Papiers enthalten.

Das Unternehmen muss zudem alle Aktenordner und Datenträger in angemessener Zeit vorlegen können. Das bedeutet, dass Sie Ordner und Festplatten auch physisch in Deutschland aufbewahren müssen. Außerdem muss jederzeit der EDV-Zugriff gewährleistet sein.

Akten im Büroschrank

Aktenvernichtung: Sichere Entsorgung und Vernichtung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist

Nach der Aufbewahrungsfrist können oder müssen Sie gegebenenfalls eine Aktenvernichtung durchführen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Form Sie die Daten abgelegt haben. Auch jene in elektronischer Form müssen einer Aktenvernichtung unterzogen werden, auch wenn Sie für die Datenträgervernichtung nicht den Schredder im Büro nutzen können.

Standards zur Sicherheitsstufe

Die Norm DIN 66399 standardisiert die Sicherheitsstufen bei der Aktenvernichtung und gibt die für jede Kategorie erforderlichen Arbeitsanweisungen zum Vernichten. Sie teilt die Daten in drei Schutzklassen und die Aktenvernichter in sieben Sicherheitsstufen ein. Die DIN 66399 definiert dabei die zulässige Partikelgröße, auf die ein Aktenvernichter das Material zerkleinert. Sie sehen: Aktenvernichtung ist ein bis ins kleinste Detail reglementiertes Gebiet!

Aktenvernichtung privat

Auch wenn Sie privat vertrauliche Dokumente vernichten wollen, sollten Sie die Sicherheit nicht außer Acht lassen. In jedem Fall lohnt sich die Anschaffung eines Behälters für die Aufbewahrung von vertraulichen Schriftsachen und eines Schredders. HAILO bietet hierfür Mülltrennsysteme wie den HAILO Öko trio Plus L an. Damit können Sie gleichzeitig Ihr Recycling verbessern!

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten, um zu schreddern: Sie können die Unterlagen zu Streifen oder Partikeln schreddern lassen. Der Unterschied liegt hier bei den Schneidewerken. Während ersteres durch Wellen das Papier in Streifen presst, zerteilt die zweite Variante das Papier so gegensätzlich, dass lediglich kleine Fetzen übrig bleiben und die Vertraulichkeit der Unterlagen gewahrt wird.

Gegenüberstellung von Streifen und Kreuzschnitt beim Schredder
Streifen- vs. Kreuzschnitt

Externe Aktenvernichtung per Sicherheitsbehälter

Nicht jede Entsorgung ist in Ihrem eigenen Büro mit einem handelsüblichen Aktenvernichter möglich. Unter Umständen müssen Sie einen professionellen Aktenvernichter mieten oder einen professionellen Dienstleister beauftragen, der das entsprechende Know-how und zertifizierte Technik zur Vernichtung hat. So können Sie für die sichere Aktenvernichtung ein individuelles Angebot einholen.

Sicherheitsboxen einer Aktenvernichtung

Für die Akten- oder Datenträgervernichtung von vertraulichen Dokumenten in großen Mengen gibt es spezielle abschließbare Sicherheitsbehälter, in denen Aktenordner und Papier für die Abholung zur professionellen Aktenvernichtung gesammelt werden können. So kommen auch die Mitarbeiter, die die Aktenvernichtung durchführen, nicht in Kontakt mit den vertraulichen Daten. Der Behälter wird direkt in die Maschine zur Aktenvernichtung eingesetzt.

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